تحديد الأولويات و إداره الوقت

تحديد الأولويات و إداره الوقت

إن تحديد الأولويات و إداره الوقت من المهارات التى تحتاج إلى تدريب قبل أن يجيدها الإنسان. عندما يكون لديك قائمه طويله من الأشياء التى يجب إنجازها, عاده يصعب تحديد ما هو الأهم الذى يجب ان نضعه أولا قبل أى شىء, كما نشعر بالإرتباك لكثره المطلوب إنجازه. الخطوات التاليه تساعد على تحديد الأولويات مع إداره الوقت بالأسلوب الصحيح.

• خطط ليومك مسبقا :

يصعب تحديد الأولويات إذا لم يكن لديك فكره واضحه عن ما الذى يجب عمله. قبل أن تبدأ يجب أن تضع قائمه لكل المطلوب منك تنفيذه فى اليوم. يجب أن تضع كل أعمال اليوم فى قائمه مكتوبه و بخط مقروء و مفهوم. يمكنك عمل هذه القائمه فى الليل قبل أن تنام أو أول شىء صباحا. يجب الإلتزام بذلك كروتين يومى حتى لا تنسى. فى هذه القائمه ضع الأنشطه الكبيره و الصغيره و المهمات المطلوب منك إنجازها جميعا.

• رتب القائمه طبقا للأهميه :

إذا كنت مثل كثير من الناس, ستكون قائمتك طويله جدا. ركز و إحذف المهمات قليله الأهميه و التى لا توجد حاجه لتنفيذها فورا و يمكن أن تنتظر. ركز على الأنشطه التى يجب أن تنفذ اليوم و لا يمكن تأجيلها. البنود الغير ضروريه ضعها فى قائمه ثانيه. بعد الإنتهاء من الأعمال الضروريه المكتوبه فى قائمتك الأساسيه, إبدأ فى تنفيذ ما ورد فى قائمتك الثانيه مباشره.

• حدد فتره زمنيه لكل بند فى القائمه :

دقق فى كل مهمه مكتوبه فى القائمه. إسأل نفسك ؛ كم من الوقت تحتاجه عمليه تنفيذ كل مهمه؟ إجابه هذا السؤال تعتبر تقييم عام لما تحتاجه من وقت لتأديه مهامك فى هذا اليوم لصعوبه تحديد الإطار الزمنى المطلوب بدقه. وصعوبه تقييم ذلك تأتى نتيجه ما يقطع العمل من مكالمات تليفونيه مثلا, بعض الأعمال الطارئه التى قد تظهر فجأه ..إلخ. تأكد عند تقسيم الوقت على المهمات أن تترك فسحه زائده عن المطلوب لتغطيه الوقت المهدر. إذا حدث و إنتهيت قبل الوقت المحدد, أضيفه لمهمه أخرى حتى يكون لديك وقت كافى لأى حدث قد يعطلك.

• الآن حدد الأولويات :

إسال نفسك أى البنود على هذه القائمه أكثر أهميه ؟ رتب المهمات طبقا للحاجه الملحه إليها و إلتزم بالتنفيذ. أفضل طريقه أن تكتب أمام كل مهمه عواقب عدم التنفيذ حتى لا تخل بالإلتزام. ترتيب الأولويه يعتمد على مدى المشاكل التى تنتج عن عدم تنفيذ المهمه. رقٍم كل بند حسب النتائج و أضرارها. ضع رقم (1) أو(أ) بجوار البند المهم, وضع (2) أو (ب) بجوار البند الأقل أهميه و هكذا تابع التسلسل لنهايه القائمه. فى الواقع كنت أتمنى أن أقول إبدأ التنفيذ طبقا للأهميه ثم أكمل تنازلى, ولكن الأحداث لا تتماشى دائما مع هذا الترتيب. كمثال قد يكون لديك بند أقل أهميه و لكن ظهرت إليه حاجه ملحه فجأه إضطرتك لتنفيذه قبل بند من البنود الهامه , يمكنك عمل ذلك ولكن مع مراجعه المواعيد المحدده لكل بند حتى تنفذ جميع البنود فى الإطار الزمنى المحدد لإنجازها فى القائمه.

• راجع قائمتك و حافظ على تركيزك :

إذا لم تكن معتادا على العمل بهذا النظام ستجد نفسك أحيانا تنسى مراجعه القائمه التى وضعتها ليومك, أو لا تتبع التسلسل, أو لا تلتزم بالإطار الزمنى الذى حددته. عندما يحدث ذلك, ضاعف مجهودك لتعود إلى القائمه و الترتيب الموضح عليها. ضع القائمه فى مكان ظاهر بحيث تراها فى كل تحركاتك. إفعل ما فى وسعك لتلتزم بالخطه و الترتيب الذى وضعته لنفسك. مع الوقت ستصبح ماهرا فى دقه التنفيذ و تحديد الأولويات و إداره الوقت لتستفيد به بالكامل. إذا نجحت فى تنفيذ كل البنود الهامه فى القائمه, إنتقل سريعا للقائمه الثانيه للبنود الأقل أهميه. حتى إذا تمكنت من تنفيذ بند أو إثنين منها ستشعر بالراحه و السعاده لإنجازك خطوه إضافيه. تذكر إن هذه العمليه ستأخذ وقتا لإجادتها. خاصه إذا كنت من الأشخاص التى تتداخل الأنشطه و المتطلبات الحياتيه أثناء تأديه عملك. فى البدايه إن ترتيب الأولويات و إداره الوقت ليتناسب معها حلم صعب تحقيقه . مع ذلك كل يوم يمر مع تمسكك بالقائمه التى حددتها لمهمات اليوم و الإلتزام بها و بالترتيب الذى وضعته للأولويات ستنتظم حياتك و يصبح لديك فائض من الوقت تستمتع به لنفسك .